사무용 및 워크 플로우 란 무엇입니까?

비즈니스 성공은 주로올바른 조직. 관리자와 일반 근로자 모두 사무 작업이 무엇인지 알아야합니다. 워크 플로우를 구성 할 때 그 기능은 무엇이며, 어떤 종류가 있으며, 규정 문서를 고려해야합니까?

사무는 무엇입니까?

양식과 관계없이 모든 조직속성 및 기능, 활동의 과정에서 다양한 논문을 만듭니다. 이것들은 주문과 편지, 그리고 프로토콜 일 수 있습니다. 이 모든 것은 조직 및 관리 문서와 관련이 있습니다.

사무 작업은특정 규칙 및 요구 사항에 따라 수행 된 조직의 문서 더 자주 기업 특수 직원이 할당 된이 영역에서만 점령. 중소기업에서는 비서의 기능을 거의 모든 직원에게 할당 할 수 있습니다.

용어의 본질을 이해한다면 (사무 일), 그 단어의 기원이 분명해질 것이다. 무엇보다 중요한 정보 매체에 대한 공식 정보를 수정합니다. 이 프로세스 중에 조직 및 관리 문서가 만들어지고 특정 작업이 시작됩니다.

"기록 관리"라는 용어는 꽤 오래전에 등장했지만, 지난 세기 중반에 공식화되었고, 주 차원의 표준 문서에 고정되었습니다.

사무실 업무 및 문서 유통 - 무엇입니까?

조직은 독립적으로 존재할 수 없습니다.법률. 그것에는 항상 사무와 문서 유통이 있습니다. 그것은 무엇입니까, 증권 양도의 구체적 내용, 적절하게 등록하는 방법은 무엇입니까? 이러한 문제는 비서, 기록관, 인사부 직원들에 의해 해결됩니다.

사무실 업무에는 정보 기록이 필요합니다.물질 운반 대에서 종이 또는 전자 행위의 창출. 이를 바탕으로 조직의 문서 유통이 구축됩니다. 주문이나 서신의 이동은 작성 또는 실행과 보관 또는 보관으로 끝납니다.

비즈니스가 만들어지는 위치에 따라직원 및 조직의 관리와 관련하여 문서 흐름은 외부 및 내부로 구분됩니다. 출처에서 주문, 주문, 편지의 추가 경로에 따라 달라집니다.

조직의 내부 워크 플로는 다음 단계를 가정합니다.

• 초안 문서 작성;
• 조정;
• 초안 문서 서명, 날짜 및 등록 번호; 등록 시점부터 공식적으로 발급 된 것으로 간주되어 집행 될 수 있습니다.
• 공연자들에게 콘텐트를 제공하고 제어한다.
• 지시의 실행;
• 시간 및 필요성에 따라 후속 저장을 위해 실행 된 문서의 실행;
• 만료 또는 보관을 위해 그들을 디자인 비즈니스 문서 파괴.

외부 문서 순환 단계는 일반적으로 비슷하지만 몇 가지 차이점이 있습니다.

• 외부에서 문서가 회사에 도착합니다. 이것들은 상급 및 하급 조직, 지점, 공식기구의 규범 적 행동, 사법 명령, 시민의 서신이 될 수 있습니다.
• 조직에서받은 모든 비즈니스 문서는 반드시 등록 절차를 통과해야합니다. 그것은 그들이 통제권을 잡았다는 것을 확인시켜줍니다.
• 다음 단계는 문서, 익숙 함 또는 지침 실행과 관련된 작업입니다.
• 필요한 경우 공식 응답을합니다.
• 마지막 단계는 장기 또는 아카이브 저장을위한 등록 및 가능한 파괴입니다.

또한 조직의 리더십과 관련하여 다음 유형의 워크 플로를 구분합니다.

• 오름차순 - 부하에서 상사 (설명 주석);
• 하향 - 경영진에서 직원 (명령)까지;
• 수평 - 동료 (행위, 의정서) 사이.

문서 이동의 모든 단계는 특수 잡지에서 수정됩니다. 그들은 여러 변종으로 수행 될 수 있습니다 :

• 문서의 이동에 대한 기록;
• 문서 카드;
• 전자 문서 관리는 대다수의 조직에서 가장 일반적입니다.

사법 기록 보관의 특징

많은 사람들이 사법적인 것을 궁금해합니다.사무실 업무, 그리고 장군과의 차이점은 무엇입니까? 재판의 경우 문서와 자료가 약간 다른 패키지입니다. 적절한 보관 및 이동은 법 집행 시스템의 투명성을 보장합니다. 사법 기록 관리는 조직 기록과 달리 자발적 일 수 없습니다. 이는인가 된 사람들에 의해 수행되며 엄격하게 통제됩니다. 그를 위해 파괴를 포함한 모든 단계가 규범 적으로 그리고 엄격히 규정되어있다.

비서 업무

기업의 대부분 직원들은 사무 작업과 문서 유통이 무엇인지 모호하게 생각합니다. 비서에게 이것은 전문적인 활동입니다.

기업 사무국은 문서 관리 지원의 주요 기능을 수행합니다. 업무의 형태와 특성에 따라 기업의 사무 업무 서비스 조직은 다음과 같은 유형으로 구분됩니다.

• 중앙 집중식 - 모든 비서가 같은 부서에 있으며 최고 사무원 또는 고위 간사에게보고합니다.
• 분산 형 - 업무를 수행하는 비서 및 직원은 조직 단위에 분산되어 있으며 다른 감독자에게 종속됩니다.
• 혼합 - 대규모 조직에서 가장 흔하게 발견됩니다.

기업에서의 문서 유통의 특성은 입양 된 사무국의 형태에 직접적으로 달려있다.

사무 실습

소유권의 크기와 형태에 관계없이모든 조직은 문서의 이동을 규제하는 규제 조치를 취해야합니다. 기록 보관소 사용 설명서는 무엇이며 어떻게 편집합니까? 이 문제는 비서뿐만 아니라 지도자들까지도 걱정합니다.

사무용 지시는 내부적이다.경영진의 명령이나 지시에 의해 승인 된 조직의 규범 적 행동, 불명확 한 행동. 여기에는 문서 통과의 모든 단계, 서명이 공식 서류의 진위성을 증명할 수있는 게시물 목록, 디자인, 양식 및 양식의 예가 나와 있습니다.

사무 업무 관리

문서 유통이 적은 소규모 조직 (연간 200 명 미만)은 레코드 관리를 어떻게 관리해야하는지에 대해서는 의문의 여지가 없습니다. 모든 것은 직원 자신이나 심지어 머리로 결정됩니다.

기록 보관의 의무가종업원이 직접 고용 계약을 맺고 있으며 고용 계약서에 명시되어 있지 않은 경우, 이러한 직무 집행에 관한 법령이 내려져야합니다. 이 문서는 추가적인 책임, 책임 및 보상을 상세하게 설명해야합니다.

인사 기록 관리의 특징

조직에 적어도 한 명의 직원이있는 경우,노동 문서를 만들 필요가있다. 인사 기록 유지 란 무엇인가라는 질문은 소량의 직원이있는 기업의 경우 특히 그렇습니다.

인사 기록 관리는기업 종업원의 업무 활동과 관련된 특정 문서의 이동. 일반적으로 이러한 임무는 특수 부서 직원 (인사 부서)이 수행합니다. 그들의 기능에는 인사 문서의 접수, 처리 및 저장이 포함됩니다. 비밀 인 개인 정보 처리를 포함합니다.

인사 작업 흐름은 일반적으로 기밀 및 저장 기능 규칙을 준수하면서 일반 직원과 별도로 수행됩니다.

사무 작업의 최적화

디지털의 급속한 발전에도 불구하고기술을 사용하는 많은 조직에서는 워크 플로를 최적화하기가 어렵습니다. 이전 방식대로 계속하여 서신을 보관하고 정기적 인 등록 로그를 작성하십시오.

이것은 두 가지 요인에 기인합니다 :

• 기업 종업원의 혁신에 대한 저항;
• 재정 부족.

관리자는 상당한 투자를 통해 워크 플로를 최적화하면 경제 효과가 현저히 향상된다는 것을 기억해야합니다.